Gestion Electronique des Documents
La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.
La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :
la création (selon des droits d’approbation définis),
l’archivage et le stockage,
le classement (constitution de dossiers),
l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
la recherche et la restitution,
le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).
Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
Un Logiciel GMAO ou Logiciel de Gestion de Maintenance assistée par Ordinateur est destiné aux différents secteurs de l’industrie, du tertiaire, des institutions publiques… Son intérêt est d’assister quotidiennement les services maintenance dans leurs missions, en adéquation avec les nouvelles technologies (applications de mobilité et de traçabilité).
A QUOI SERT LA GESTION DE MAINTENANCE ASSISTEE PAR ORDINATEUR ?
Le service maintenance cherche à maintenir un bien afin que celui-ci soit en mesure d’assurer un service déterminé. Ainsi, une GMAO permet la gestion complète du parc machines, l’analyse du curatif, l’organisation des interventions préventives et réglementaires, la gestion des stocks et des achats, le reporting à travers les tableaux de bord et les statistiques, en prenant en compte les réalités du terrain.
Un Logiciel de Maintenance Industrielle reste évolutif, à l’image de votre entreprise.
FONCTIONNALITÉS LES PLUS COURANTES D’UNE GMAO
La GMAO peut avoir de nombreuses utilités ; voici une liste non exhaustive des différents rôles qu’elle peut avoir pour faciliter la gestion d’entreprise :
Gestion des équipements : inventaire, localisation, gestion d’information dédiée par type d’équipement,
Gestion de la maintenance : corrective (avec BT : bon de travaux), préventive (systématique, conditionnelle, prévisionnelle), curative.
Gestion des demandes d’intervention (DI),
Gestion des stocks : magasins, réapprovisionnements, valorisation des stocks,
Gestion des achats : demandes d’achats, commandes, achats de fournitures et prestations, facturation fournisseurs, etc.
Gestion du personnel et planning : activités, métiers, planning de charge, prévisionnel, etc.
Gestion des coûts et budget : main d’œuvre, stocks, achats, location de matériel, etc., préparation des budgets, suivi périodique, rapports d’écart, etc.
Indicateurs clés de performance : tableau de bord (requêtes de base de données concernant des statistiques, des alertes, MTTR, MTBF, Pareto,etc.)
Gestion de la Production Assistée par Ordinateur
La gestion de la production est au cœur de tout système d’information d’une entreprise industrielle.
Développée à partir des années 70, la GPAO est caractérisée par un système de réapprovisionnement en produits et en composants appelé Calcul des Besoins Nets (CBN).
Aujourd’hui, le CBN est plus connu ou utilisé sous son appellation anglaise Material Requirement Planning ou MRP.
Le logiciel de GPAO, appelé à tort depuis quelques années ERP* – Enterprise Ressource Planning – est un logiciel qui permet de gérer la production d’une entreprise. En réalité, la GPAO est l’outil qui rend possible la gestion précise de l’ensemble des activités liées à la production et notamment, la gestion de l’ensemble des articles qui jouent un rôle dans le processus de production. *De fait, une GPAO est généralement intégrée aux progiciels de gestion ERP, d’où le terme aujourd’hui communément employé.
Gestion des Temps
Un logiciel de gestion des temps à proprement parler, si l'on exclut les fonctionnalités de gestion des plannings et de suivi des activités souvent proposées en complément, répond en général à 3 objectifs.
Assurer la conformité réglementaire : les lois qui encadrent les temps de travail, les conventions collectives et les accords d'entreprise sont complexes et évolutives dans le temps. Il devient alors difficile d'assurer une gestion conforme en regard de l'ensemble de ces textes. Un logiciel de gestion des temps formalise et normalise les pratiques dans une entreprise ou une administration. Il assure par ailleurs une traçabilité parfaite des données.
Réaliser des gains de productivité RH : les processus RH de gestion des temps et de suivi des absences sont chronophages, répétitifs et à faible valeur ajoutée. Une solution de gestion des temps automatise l'acquisition des données (le pointage par exemple), le calcul des données liées au temps de travail, l'enregistrement et le suivi des absences, le calcul des éléments pour la paie. Elle dématérialise de nombreux processus RH, en particulier ceux liés à la demande et à la validation des absences ou à la validation d'éléments de paie (paiement d'HS par exemple). Elle facilite le traitement de la paie en évitant une double saisie et les erreurs qui vont avec. Les gains réalisés par le service RH sont importants. Il peut se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la formation ou la gestion de compétences.
Responsabiliser les acteurs : les managers peuvent facilement devenir des acteurs de la gestion des temps. En leur confiant de façon sécurisée l'accès à certaines fonctions, il est possible à la fois de les responsabiliser, de gagner en délai de traitement et en qualité d'information. Pour les collaborateurs, la mise à disposition d'un portail RH est un facteur facilitant pour toutes les opérations quotidiennes de la gestion des temps et des absences.
Au final, une solution de gestion des temps contribue directement à optimiser le capital humain de l'entreprise et à libérer du temps pour se recentrer sur les priorités RH.