Gestion Electronique des Documents
La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.
La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :
la création (selon des droits d’approbation définis),
l’archivage et le stockage,
le classement (constitution de dossiers),
l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
la recherche et la restitution,
le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).
Outil de travail collaboratif
Un outil collaboratif sert à partager des documents de travail. Des collaborateurs peuvent ainsi se réunir et échanger au cours d'une réunion grâce à un écran tactile ou un Tableau Blanc Interactif. Des salariés éloignés et dispersés sur plusieurs sites peuvent également travailler à distance, sans avoir à se rencontrer physiquement. La visioconférence est d'ailleurs un outil utilisé dans les grandes entreprises, pour limiter les déplacements.
Avec le travail collaboratif, il est notamment possible de partager tout type de support numérique, comme un tableur, un agenda ou tout support numérique. Plusieurs salariés peuvent ainsi modifier et ajouter des informations en ligne.
Les outils collaboratifs permettent de travailler ensemble plus efficacement et de renforcer l'esprit d'équipe. Encore faut-il disposer d'outils performants !
Visioconférence
La collaboration video est devenue primordiale pour les entreprises : cela permet de faire passer beaucoup plus de messages et d’informations que seulement en téléphonie. Les solutions de collaboration vidéo actuelles permettent différents niveaux d’échanges : vidéo, audio, présentation informatique simultanée, outil de messagerie instantanée intégrée, visioconférence à plusieurs …
La salle de réunion est le coeur de la communication de groupe dans une entreprise. L’équipement en visioconférence d’une salle de réunion permet ainsi d’ouvrir vers l’extérieur cette collaboration, que ce soit des collaborateurs à distance, des clients, des fournisseurs, des partenaires, … etc.
La visioconférence de salle de réunion s’intègre totalement dans l’environnement de travail de l’entreprise tout comme le faisaient les solutions de conférence téléphonique. Vous bénéficiez de la qualité HD en vidéo, mais également d’un traitement acoustique du son jusque 4 fois supérieur à une simple réunion téléphonique.
L’avènement technologique de la HD a permis de franchir un nouveau pas dans la qualité de vos réunions vidéo et audio à distance. Il est d’ailleurs souvent évoqué le termes de téléprésence pour parler de visioconférence HD, le rendu apporté par la HD étant tellement important. Vous avez l’impression d’être dans la même salle que vos interlocuteurs.
Si avant le frein principal de la visioconférence était sa complexité de fonctionnement, ce temps est révolu et la simplicité d’usage est désormais devenu le maître-mot.